Effektives Zeitmanagement durch Zeiterfassung

Für Kleinbetriebe ist Zeitmanagement ein wertvolles Gut. Doch irgendwie scheint der Tag zu wenige Stunden zu haben, denken viele Unternehmer. Das liegt wahrscheinlich an einer schlechten Planung des Betriebsalltags. Mit der Zeiterfassung und Automatisierung betrieblicher Abläufe wird jeder Tag effizienter.

Gerade frisch gebackene Firmengründer würden sich am liebsten klonen, um selbst die täglichen Aufgaben schneller bewältigen zu können. Dabei würde es ausreichen, wenn sie effektives Zeitmanagement betreiben würden.

Zeiterfassung im Betrieb: Eine Notwendigkeit?

Ob Stundenzettel oder elektronisch: Die Zeiterfassung im Betrieb wird häufig praktiziert. Es handelt sich um ein recht sensibles Thema, da Unternehmer ihre Mitarbeiter überwachen könnten, argumentieren einige Experten. Dadurch fühlten diese sich kontrolliert.

Dennoch stellt die Zeiterfassung im Betrieb eine gute Möglichkeit dar, Probleme zu entdecken und Prozesse zu optimieren. Aber: Ihre Mitarbeiter müssen der Zeiterfassung zustimmen, heißt es in §75 des Betriebsverfassungsgesetzes.

Bei der Zeiterfassung im Betrieb spielt auch die Kommunikation eine große Rolle. Ihre Angestellten müssen wissen, dass es sich lediglich um eine Maßnahme zur Personal- und Dienstplanung handelt und Prozesse optimiert werden sollen: Niemand möchte die Anwesenheit jedes Einzelnen kontrollieren. Verdeutlichen Sie Ihren Angestellten auch, dass die Zeiterfassung Vorteile hat: Anhand der Daten ist leicht nachzuweisen, ob vorgeschriebene Pausen und die festgelegte Höchstarbeitszeit eingehalten werden.

Planung des Betriebsalltags

Nachdem Sie die Zeiterfassung eingeführt und einige Wochen lang Daten gesammelt haben, müssen Sie diese nur noch auswerten und zur Planung des Betriebsalltags verwenden. In Kleinbetrieben ist es relativ einfach, einen Tag zu planen, da nicht so viele Arbeitnehmer im Betrieb sind.

Reservieren Sie jeden Tag rund zehn Minuten, um Ihren Kalender zu überprüfen und Aufgaben einzuteilen. Praktisch sind auch spezielle Programme zur Aufgabenverwaltung, auf die jeder Angestellte Zugriff hat. Hier können Sie Aufgaben in Echtzeit den zuständigen Personen zuweisen, Kommentare hinterlassen und miteinander kommunizieren.

Auch sinnvoll: Notieren Sie die Arbeitszeit für jede Aufgabe. Das Timetracking motiviert Sie, eine Tätigkeit zügig und effizient auszuführen. Außerdem wünschen einige Kunden bei Projekten eine genaue Zeiterfassung.

Tipp: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, Verantwortung zu übernehmen und Projekte selbstständig anzugehen. Ein Chef, der alles selbst machen möchte, vergeudet viel Zeit mit weniger wichtigen Aufgaben.

Automatisierung betrieblicher Abläufe

Die Automatisierung betrieblicher Abläufe ist der wichtigste Schritt zu Effizienz in kleinen Betrieben. Lassen Sie beispielsweise Zahlungserinnerungen automatisch von Ihrem Rechnungsprogramm versenden; nutzen Sie Schablonen für Ihren E-Mail-Verkehr; automatisieren Sie E-Mails für Kunden, wenn bestimmte Events ausgelöst werden, um Beispielsweise zum Geburtstag zu gratulieren, Angebote nachzufassen oder Aktionen bekanntzugeben.

Zusammenfassung: Automatisierung & Zeiterfassung sind ein Muss

Um als kleiner Betrieb mit großen Unternehmen mithalten zu können, muss jede Minute effizient genutzt werden. Ihnen stehen eine Vielzahl an Methoden und Technologien zur Verfügung, um dieses Ziel zu erreichen. Legen Sie großen Wert auf die Zeiterfassung sowie Automatisierung betrieblicher Abläufe. Denken Sie auch darüber nach, ein Customer-Relationship-Management-Tool zu verwenden, das Ihnen einen Überblick über alle Daten zu Kunden und Partnern gibt.

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