Tipps zur Büroorganisation im Betrieb – Ordnung statt Papierberg

Leider herrscht in vielen Betrieben eher Chaos als Ordnung, was die betriebliche Büroorganisation betrifft. Wie Sie Ihren Schreibtisch in Ordnung halten, erfahren Sie im Anschluss.

Den Schreibtisch in Ordnung halten – die Vorteile

Schon Immanuel Kant wusste: „Ordnung ist die Verbindung des Vielen nach einer Regel.“ Herrscht auf Ihrem Schreibtisch aber auch immer Chaos und Sie finden nicht das, was Sie gerade suchen? Dann gehören sie zu den tausenden Menschen, die sich nicht richtig organisieren können. Ein großes Problem in jedem Handwerksbetrieb, schließlich hängt der Firmenerfolg von den Leuten im Büro ab, die Aufträge bearbeiten und den Tagesablauf koordinieren.

Es gibt durchaus Studien, deren Ergebnissen zufolge Chaos am Schreibtisch die Kreativität fördern soll. Das Problem: Handwerksbetriebe sind nicht mit einer Designagentur vergleichbar. Glücklicherweise hat die Studie der Wissenschaftler der University of Minnesota ebenso ergeben, dass Ordnung ein gewissenhaftes Verhalten fördert.

Im Handwerksbetrieb bedeutet Chaos am Schreibtisch also Ineffizienz.

Wer sich dazu entscheidet, seinen Schreibtisch in Ordnung zu halten, profitiert von folgenden Vorteilen:

  • Arbeitsmaterialien werden zügiger gefunden
  • Dokumente landen nicht versehentlich im Papierkorb
  • guter Eindruck bei Kunden und Partnern
  • langfristig bessere Konzentration
  • große Zeitersparnis

Ordnung am Schreibtisch: Alles eine Frage der Selbstdisziplin

Ob Sie Ihren Schreibtisch aufräumen oder nicht, ist eine Frage der Selbstdisziplin. Man muss wirklich nur das auf dem Tisch liegen haben, was man täglich benötigt, zum Beispiel: ein Notebook/PC und Telefon. Ebenfalls benötigt werden oftmals Stifte sowie ein Notizblock.

Die Anordnung der Elemente spielt ebenfalls eine große Rolle. Rechtshänder haben das Telefon auf der rechten Seite, Linkshänder natürlich links. Der Notizblock gehört direkt neben die Tastatur, damit man ihn während eines Telefongespräches nicht hektisch suchen muss.

Unverzichtbar in jedem Büro ist der Papierkorb. Diesen platziert man direkt unter dem Schreibtisch, wirft konseuquent alles hinein, was nicht mehr benötigt wird, und sorgt für eine regelmäßige Leerung. Auch hier spielt die Selbstdisziplin eine große Rolle. Wer große Massen Papierkram auf seinem Schreibtisch sammelt, der muss später mehr Zeit für das Aufräumen und Wegwerfen aufwenden.

Betriebsorganisation: Ein Ordnungssystem im Büro nutzen

Was bringt Ordnung auf einem Schreibtisch, wenn bei allen anderen Mitarbeitern Chaos herrscht? Damit im gesamten Betrieb effizient gearbeitet wird, lohnt sich die Nutzung eines Ordnungssystems fürs Büro.

Ordnungssysteme für Büros bestehen aus folgenden Elementen:

  • Briefkörbe: In vielen Handwerksbetrieben regiert noch die Briefpost. Damit diese geordnet wird, sollte an einer zentralen Stelle ein Briefkorb stehen.
  • Schubladenboxen: Jeder Mitarbeiter sollte so viele Schubladenboxen auswählen, wie er für die Organisation seiner Sachen benötigt. Die Boxen können ganz einfach übereinandergestapelt werden.
  • Stehsammler: Broschüren, Kataloge und andere Hefte können in einem Stehsammler aufbewahrt werden – am besten von A bis Z geordnet, um sie leichter zu finden.
  • Aktenschrank: Hierin wird nach Geschäftsjahren und alphabetisch jeder Beleg, jede Rechnung und jegliche Art von Kundenkorrespondenz abgelegt – falls man nicht bereits übersichtlich digitalisiert alles auf dem Rechner hat.

Checkliste für Büroorganisation

Ein Ordnungssystem ist nur dann effektiv, wenn es auch richtig verwendet wird. Jeder Mitarbeiter muss die Dokumente richtig einordnen beziehungsweise entsorgen. Am besten geht man dabei wie folgt vor:

  • Müll sofort in den Papierkorb werfen
  • Dokumente für andere Personen umgehend & mit einem Hinweis weiterleiten
  • persönliche Dokumente immer gleich ablegen oder archivieren
  • Lesestapel für dringende Dokumente pflegen
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