Rechnungen schreiben: Vermeiden Sie diese 7 Fehler

Unternehmer sind auf die Zahlung von Kunden und Partner angewiesen, um liquide zu bleiben. Die Basis der Geldsendungen sind Rechnungen, die sie fehlerfrei schreiben müssen. Jeder Fauxpas kostet den Firmenchef Zeit sowie Geld und schadet seinem Image. Im schlimmsten Fall verliert der Betrieb Kunden. Um solche Probleme auszuschließen, haben wir 7 Fehler zusammengefasst, die Unternehmern häufig widerfahren.

1. Zeitaufwand wurde nicht erfasst

Viele Handwerker arbeiten nicht nur auf Projektbasis, sondern auch auf Zeit. In diesen Situationen müssen die Profis den Zeitaufwand messen und nicht nach Bauchgefühl schätzen. Heutzutage führt jeder ein Smartphone mit sich, auf dem Apps zur Zeiterfassung beim Kunden vor Ort aufgerufen werden können. Anhand der Daten erstellen Handwerker einen Zeitreport. Dann müssen sie nur noch Rechnungen schreiben und den Report mitsenden.

2. Ungenau verfasste Leistungsbeschreibungen

Auf einer Abrechnung sollten detaillierte Informationen zu allen Arbeitsschritten zu finden sein, die in Rechnung gestellt werden. Anstelle der Beschreibung „Renovierungen Badezimmer – 5 Stunden“ könnten folgende Informationen gewählt werden:

  • Kundenberatung – 1 Stunde
  • Hin- & Rückfahrt zum Kunden – 1 Stunde
  • Verlegen von Fliesen – 2,5 Stunden
  • Reinigungsarbeiten – 0,5 Stunden

3. Material- & Handwerkerkosten zusammen verrechnet

Handwerker werden des Öfteren mit der Renovierung einer Eigentumswohnung beauftragt. Immobilienbesitzer können 20 Prozent des Arbeitslohns steuerlich geltend machen (§ 35a Abs. 3 EstG) – wenn die Rechnung korrekt ausgestellt wurde. Die Lohn- und Materialkosten müssen getrennt aufgeführt werden, damit der Kunde von dem Steuervorteil Gebrauch machen kann.

4. Rechnung ohne Absprache digital versendet

Dank der fortschreitenden Digitalisierung ist es üblich, das Papieraufkommen – wo es sinnvoll ist – zu reduzieren. Der Rechnungsversand als PDF per E-Mail hat sich in vielen Branchen etabliert. Im Handwerksbereich gibt es nach wie vor altmodische Kunden und Unternehmen, die diese Rechnung schriftlich auf dem Postweg erhalten möchten – und an diese Bitte muss sich der Handwerker halten. Um Probleme zu vermeiden, sollte dieser Punkt vorab geklärt werden.

Übrigens: Rechnungen müssen gemäß § 257 Abs. 1 HGB sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden. Wer sie digital versendet hat, kann sie nicht ausgedruckt in Papierform archivieren.

5. Pflichtangaben auf der Rechnung vergessen

Jeder Handwerker sollte wissen, dass auf einer Rechnung gewisse Pflichtangaben zu finden sein müssen.

Folgende Informationen gehören zu den allgemeinen Pflichtangaben:

  • Vollständiger Name & Anschrift des leistenden Unternehmens sowie Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
  • fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
  • Ausstellungsdatum (Tag.Monat.Jahr)
  • Menge, Art & Umfang der Leistungen/gelieferten Artikel
  • Zeitpunkt der Lieferung (Monatsangabe)
  • nach Steuersätzen & -befreiungen aufgeteiltes Entgelt, darunter der Steuerbetrag
  • eventuell vereinbarte Entgeltminderungen (Rabatte, Skonti, etc.)
  • anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Bei Kleinbetragsrechnungen, deren Gesamtbetrag unter 150 Euro liegt, genügen gemäß § 33 UStDV weniger Angaben. Es entfällt unter anderem die Rechnungsnummer.

6. Fehlerhafte Angaben (Name, Anschrift, etc.)

Peinlich oder ärgerlich sind falsch geschriebene Namen. Darüber ärgern sich Kunden sowie Partner und werden mit Sicherheit auf den Fehler aufmerksam machen, was für das Image des Handwerkers alles andere als gut ist. Eine fehlerhafte oder falsche Anschrift kann bei der Rechnungszustellung – und somit auch der Zahlung – zu Verzögerungen führen. Sehr ärgerlich ist ein falsch angegebenes Bankkonto. In solchen Fällen wird der Kunde das Geld einer fremden Person überweisen und muss seine Bank kontaktieren, um den Vorgang rückgängig zu machen.

7. Die Rechnung nach Zustellung stornieren oder korrigieren

Niemand ist perfekt und es kann vorkommen, dass bei der Rechnungserstellung ein Fehler unterlaufen ist, der im Nachhinein bemerkt wird und korrigiert werden muss. Wenn die Rechnung bereits versendet wurde, ist eine nachträgliche Korrektur nicht erlaubt. Stattdessen muss eine Stornierung erfolgen, die zuvor dem Rechnungsempfänger mitzuteilen ist.

 

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